¿Para Qué Sirve?

El Centro de Comunicaciones le permite enviar mensajes por WhatsApp a los docentes y rectores del programa. Tiene cuatro pestañas:

• Visión General: KPIs, actividad diaria, últimas campañas y resumen de plantillas.
• Plantillas: Crear y gestionar los modelos de mensaje. Antes de enviar cualquier cosa, aquí vive el trabajo.
• Campañas: Asistente de 5 pasos para enviar a muchos usuarios segmentados.
• Envío Directo: Enviar un mensaje a un usuario específico.

¿Por qué necesito plantillas? La regla de 24 horas de Meta

WhatsApp tiene una regla estricta: si un docente no le ha escrito en las últimas 24 horas, solo puede contactarlo usando una plantilla aprobada por Meta. No se puede enviar texto libre.

Dentro de la ventana de 24 h puede enviar texto libre; fuera, obligatoriamente plantilla. Por eso todas las campañas y envíos directos se diseñan alrededor de plantillas.

Una plantilla está lista cuando tiene dos cosas: (1) un Content SID de Twilio (identificador técnico del mensaje) y (2) aprobación de Meta. Cuando ambas están, la plantilla muestra el badge verde "Listo para campañas".

Los estados de una plantilla

Cada tarjeta de plantilla muestra varios badges. Apréndalos:

• 🟢 Aprobada + Listo para campañas: Meta la aprobó y tiene Content SID. Se puede enviar a cualquiera, en cualquier momento.
• 🟡 Pendiente Meta: Enviada a revisión. Meta tarda de 1 a 24 horas. Use Refresh para consultar el estado.
• 🟠 Borrador / Sin SID de Twilio: La plantilla existe localmente pero no tiene Content SID. Use Reintentar para volver a crearla en Twilio y enviarla a Meta.
• 🔴 Rechazada: Meta no aprobó. Revise el motivo, ajuste el contenido y cree una nueva.
• ⚫ Error envío: Se creó en Twilio pero falló el envío a Meta. Use Reintentar.

Botones de cada plantilla

• Prueba: (Solo para plantillas listas) Envía una copia a un número de prueba. Úselo para verificar redacción y variables antes de mandar a 500 personas.
• Refresh: Consulta a Meta el estado de aprobación. Pasa de "pending" a "approved" o "rejected".
• Reintentar: (Solo para borradores) Vuelve a crear la plantilla en Twilio y la re-envía a Meta. Útil cuando algo falló en el intento original.
• Editar: Modifica los campos. Ojo: al editar se resetea el estado de aprobación — habrá que re-enviar a Meta.
• Eliminar: Borra la plantilla. Se confirma que no esté en uso por una campaña activa.

Sincronizar con Twilio

Si ya tiene plantillas aprobadas creadas directamente en Twilio (por fuera del panel), impórtelas:

1. Vaya a Comunicaciones → Plantillas
2. Haga clic en Sincronizar
3. El sistema detecta las plantillas aprobadas y actualiza los estados locales

Cuando una campaña falla parcialmente

Si algunos destinatarios fallaron, al abrir el detalle de la campaña verá un banner rojo arriba con la causa más común. La tabla de destinatarios muestra el error específico por fila.

Errores típicos y qué hacer:

• "No Twilio Content SID linked": La plantilla no tiene SID. Edite la plantilla o use Reintentar, y ejecute la campaña de nuevo (solo se re-envía a los pendientes).
• "Outside 24hr window": Los destinatarios no escribieron en las últimas 24 h y la plantilla no está aprobada por Meta. Espere a que escriban primero, o use una plantilla aprobada.
• "recipient opted out": El destinatario bloqueó el número o está en la lista de bloqueados.

Enviar un mensaje a una persona (Envío Directo)

1. Vaya a Comunicaciones → Envío Directo.
2. Ingrese el número (con código de país, ej: +573101234567).
3. Seleccione una plantilla. El dropdown las ordena con las [Listo] arriba y las [Sin SID] abajo.
4. Un aviso debajo le indica si la plantilla está lista para enviar fuera de 24 h.
5. Si la plantilla tiene variables, llénelas. La vista previa muestra el mensaje final.
6. Clic en Enviar Mensaje. Tras el envío se muestra el SID del mensaje y si se usó plantilla o freeform.
7. El historial de conversaciones del usuario aparece automáticamente debajo.

¿Qué es el Sistema de Facilitadores?

Los facilitadores SEE Learning realizan visitas de acompañamiento a las instituciones educativas. El sistema les permite reportar sus observaciones de forma sencilla a través de WhatsApp, como si estuvieran hablando con un colega. No hacen una lista de preguntas: el facilitador narra libremente, y el agente extrae las respuestas del relato.

Hay tres tipos de misión:

• 1. Observación de Clase (27 preguntas): el facilitador observa una clase SEE Learning y cuenta cómo se desarrolló — continuidad, conocimiento previo, conceptos nuevos, actividades de comprensión, práctica reflexiva, cierre.
• 2. Transversalización (28 preguntas): el facilitador visita un espacio donde SEE Learning se integra en otras áreas — proyecto pedagógico, iniciativa comunitaria, actividad extracurricular.
• 3. Planes de Área (18 preguntas): el facilitador revisa los planes de área de una institución para ver si las competencias SEE están integradas en la planeación curricular — coherencia con objetivos, metodologías, aporte de valor al clima de aula.

Consejos prácticos

• Puede enviar notas de voz — se transcriben automáticamente con IA.
• Escriba "iniciar" en cualquier momento para reiniciar y volver al menú.
• Si faltan <2 horas de la ventana de 24 h de WhatsApp, el asistente avisa con "⚠️ URGENTE".

Autorizar Facilitadores

Solo los números en la lista blanca pueden usar el sistema. Quien no esté autorizado recibe un mensaje indicando que contacte a su coordinador.

1. Vaya a Facilitación SEE → Facilitadores autorizados.
2. Clic en Agregar Facilitador.
3. Ingrese el número (con +57, ej: +573101234567) y el nombre.
4. El facilitador ya puede escribir al número del Facilitador y empezar misiones.

Puede activar/desactivar en cualquier momento sin borrar.

Configurar Preguntas

Las preguntas definen qué información se recopila en cada tipo de misión. El facilitador nunca ve las preguntas literales — el sistema las usa como guía interna para saber qué extraer del relato.

1. Vaya a Facilitación SEE → Preguntas.
2. Filtre por tipo de misión (Observación, Transversalización o Planes de Área).
3. Agregue o edite preguntas con:
   • Texto: la pregunta que internamente guía la extracción.
   • Tipo de respuesta: texto libre, Sí/No, o Sí/No/En proceso.
   • Orden: número (1..N).
   • Categoría: agrupa preguntas por tema (ej: datos_identificacion, seguimiento_integracion, aporte_valor).

Ver sesiones y descargar reportes

Para revisar las misiones completadas y en progreso:

1. Vaya a Facilitación SEE → Sesiones.
2. Use las tarjetas superiores (Observación, Transversalización, Planes de Área) para filtrar rápido.
3. Verá la lista con estado (seleccionando misión, en progreso, completada), progreso (respondidas/total), fecha de inicio y cierre.
4. Clic en una sesión → detalle con todas las preguntas, las respuestas extraídas, la foto de evidencia y el reporte PDF descargable.

Los reportes PDF se generan automáticamente al completar la misión, con resumen ejecutivo, hallazgos, fortalezas, oportunidades de mejora y recomendaciones.

"Todas mis plantillas aparecen como Borrador"

Causa: La creación en Twilio falló (bug del SDK 9.x antes del 17 de abril de 2026). La plantilla quedó guardada localmente sin Content SID.

Solución:

• Las plantillas nuevas se crean bien (ya se arregló).
• Para las antiguas en Borrador: clic en el botón Reintentar de la tarjeta. El sistema la vuelve a crear en Twilio y la envía a Meta.

"Outside 24hr window and no approved WhatsApp template linked"

Causa: Quiere enviar a un usuario que no le ha escrito en las últimas 24 h, y la plantilla no tiene Content SID de Twilio.

Soluciones, en orden:

1. Si la plantilla está en Borrador → clic en Reintentar.
2. Si sabe el Content SID (HX...) → edite la plantilla y péguelo en el campo.
3. Si no → espere a que el usuario escriba primero. Dentro de la ventana 24 h puede enviar texto libre.

"Una campaña dice 'completada' pero con fallidos"

Al abrir el detalle de la campaña verá un banner rojo arriba con la causa más común. La tabla de destinatarios muestra el error específico por fila.

Errores típicos:

• "No Twilio Content SID": la plantilla no tiene SID. Arréglela con Reintentar.
• "21408 — permission denied": el número del destinatario no está autorizado en Twilio.
• "63032 — template not found": el nombre de la plantilla no coincide con Meta. Use Refresh en la plantilla.

"Un facilitador escribe pero el asistente no responde"

Verifique en orden:

1. ¿Autorizado? Vaya a Facilitación SEE → Facilitadores autorizados. Su número debe estar con estado activo.
2. ¿Formato del número? Debe coincidir con el que Twilio envía (con +57, ej: +573101234567).
3. ¿Al número correcto? El número del Facilitador es distinto al de Serena. Verifique que esté escribiendo al +57 302 249 3647.

"Un docente no puede hablar con Serena / le dice que no está registrado"

Serena solo responde a los números registrados. Vaya a Usuarios y verifique:

• El número esté en la lista con formato +57XXXXXXXXXX.
• Tenga asignado al menos un rol (docente, rector, orientador, etc.) en la taxonomía.

Si faltan datos, edite el usuario y complete: municipio, institución y rol como mínimo.

"Una plantilla fue rechazada por Meta"

Clic en la tarjeta de la plantilla y lea el campo "Razón". Causas frecuentes:

• Lenguaje muy promocional en categoría UTILITY (use MARKETING).
• Variables sin contexto (ej: "Hola {{1}}" sin indicación de qué es).
• Enlaces sospechosos o URL acortadas.

Edite la plantilla, ajuste el contenido y el sistema la reenvía a Meta.

Contacto de Soporte

Si tiene alguna duda o problema que no se resuelve con esta guía, escriba a maria.morales@fundaciongpl.org