El Ecosistema Serena

Serena es la plataforma de acompañamiento para docentes, rectores y orientadores del programa SEE Learning. El sistema tiene tres canales de WhatsApp, cada uno con una función diferente:

• 🤖 Serena: El coach virtual. Los docentes le escriben para resolver dudas sobre educación socioemocional, preparar clases o recibir acompañamiento personalizado.
• 📢 Comunicaciones: El canal institucional. Desde aquí se envían campañas, recordatorios y mensajes a grupos de docentes.
• 📋 Facilitador: El asistente de misiones. Los facilitadores SEE le cuentan lo que observaron en clase y el sistema genera un reporte automáticamente.

Este panel de administración le permite gestionar los tres canales, los usuarios, las comunicaciones y los facilitadores desde un solo lugar.

Pantalla Principal

Al iniciar sesión verá el dashboard con un resumen de toda la actividad:

• Plantillas activas y aprobadas
• Campañas enviadas y en curso
• Comunicaciones individuales
• Facilitadores activos y sesiones completadas

Use el menú lateral para navegar entre las diferentes secciones.

Tipos de Usuario

El sistema tiene dos grupos de usuarios:

• Usuarios Serena (WhatsApp): Los docentes, rectores y orientadores que hablan con Serena por WhatsApp. Solo los números registrados aquí pueden interactuar con Serena — si alguien no está registrado, recibirá un mensaje indicándole que contacte a la fundación.
• Usuarios del Sistema: Las personas que acceden a este panel de administración. Cada uno tiene un rol que determina qué puede hacer.

Registrar un Nuevo Docente

1. Vaya a Usuarios en el menú lateral
2. Asegúrese de estar en la pestaña "Usuarios Serena (WhatsApp)"
3. Haga clic en "Nuevo Usuario"
4. Llene los datos:
   • Teléfono: Con código de país, ejemplo: +573101234567
   • Nombre completo
   • Rol: Docente, Rector, Orientador, etc.
   • Municipio e Institución Educativa
   • Sección y Curso (opcional, útil para segmentar campañas)
5. Guarde. El docente ya podrá escribirle a Serena por WhatsApp.

Crear Usuarios del Sistema

Para dar acceso al panel a otra persona:

1. Vaya a Usuarios → Usuarios del Sistema
2. Haga clic en "Nuevo Admin"
3. Asigne un nombre de usuario, contraseña y rol:
   • Super Admin: Acceso a todo
   • Serena Admin: Comunicaciones, monitor de conversaciones y usuarios
   • Auditor: Facilitadores, preguntas y reportes de misiones
   • Viewer: Solo puede ver información, no editar

Buscar Usuarios

Use la barra de búsqueda para encontrar usuarios por nombre, teléfono o institución. Los filtros de municipio, institución y rol le ayudan a encontrar rápidamente a quien busca.

¿Para Qué Sirve?

El Centro de Comunicaciones le permite enviar mensajes por WhatsApp a los docentes y rectores del programa. Tiene cuatro herramientas:

• Resumen: Vea cuántos mensajes se han enviado, entregado y respondido, con gráficos de actividad
• Campañas: Envíe mensajes a muchos usuarios a la vez, segmentados por municipio, institución o rol
• Plantillas: Cree y gestione los modelos de mensaje que se envían por WhatsApp
• Envío Directo: Envíe un mensaje a un usuario específico

Crear una Plantilla de Mensaje

Antes de enviar campañas o mensajes, necesita crear plantillas. WhatsApp requiere que los mensajes sean aprobados antes de poder enviarlos.

1. Vaya a Comunicaciones → Plantillas
2. Haga clic en "Diseñar Nueva Plantilla"
3. Complete:
   • Nombre: Un nombre descriptivo (ej: "Invitación a usar Serena")
   • Categoría: Elija UTILITY para mensajes informativos o MARKETING para promocionales
   • Cuerpo del mensaje: El texto que recibirán los docentes. Use {{1}}, {{2}} para datos que cambian por persona (nombre, fecha, etc.)
   • Encabezado: Opcional — puede agregar un texto o imagen al inicio del mensaje
   • Pie de página: Opcional — texto pequeño al final del mensaje
4. Haga clic en "Crear y Enviar a Aprobación"
5. WhatsApp revisará la plantilla. Puede tomar de unos minutos a 24 horas. Use el botón "Refrescar Estado" para verificar si ya fue aprobada.

Consejo: Las plantillas tipo UTILITY se aprueban más rápido. Evite lenguaje muy promocional para que WhatsApp no las rechace.

Importar Plantillas Existentes

Si ya tiene plantillas aprobadas, puede importarlas:

1. Vaya a Comunicaciones → Plantillas
2. Haga clic en "Sincronizar"
3. El sistema importará automáticamente todas las plantillas aprobadas que tenga disponibles

Enviar una Campaña

Las campañas le permiten enviar un mismo mensaje a un grupo de usuarios. El asistente le guía paso a paso:

1. Paso 1 — Información: Ponga un nombre a la campaña, elija el tipo (informativo, recordatorio, seguimiento, etc.) y escriba una descripción
2. Paso 2 — Plantilla: Seleccione una plantilla aprobada. Verá una vista previa del mensaje
3. Paso 3 — Destinatarios: Elija a quién va dirigida: por municipio, institución, sección, curso o rol. El sistema le muestra cuántas personas recibirán el mensaje
4. Paso 4 — Programación: Elija cuándo enviar:
   • Inmediato: Se envía ya
   • Programado: Elija una fecha y hora
   • Gradual: Se envía de a poco para no saturar
5. Paso 5 — Revisión: Verifique todo y confirme el envío

Después de enviar, podrá ver las métricas en tiempo real: cuántos se enviaron, entregaron, leyeron y respondieron.

Enviar un Mensaje a una Persona

1. Vaya a Comunicaciones → Envío Directo
2. Busque al usuario por nombre o teléfono
3. Seleccione una plantilla aprobada
4. Si la plantilla tiene variables ({{1}}, {{2}}), llene los valores (nombre, fecha, etc.)
5. Vea la vista previa y haga clic en "Enviar"

¿Por Qué Necesito Plantillas?

WhatsApp tiene una regla: si un docente no le ha escrito en las últimas 24 horas, solo puede contactarlo usando una plantilla aprobada. No se puede enviar texto libre.

Por eso todas las campañas y mensajes directos usan plantillas. Esto garantiza que los mensajes lleguen correctamente.

¿Qué es el Sistema de Facilitadores?

Los facilitadores SEE Learning realizan visitas de acompañamiento a las instituciones educativas. El sistema les permite reportar sus observaciones de forma sencilla a través de WhatsApp, como si estuvieran hablando con un colega.

Hay dos tipos de misión:

• Observación de Clase: El facilitador observa una clase SEE Learning y cuenta cómo se desarrolló
• Transversalización: El facilitador visita un espacio donde SEE Learning se integra en otras áreas del colegio

¿Cómo Reportar una Misión?

1. Escriba al número de WhatsApp del Facilitador (es diferente al de Serena)
2. El asistente le preguntará qué tipo de misión va a reportar: Observación de Clase o Transversalización. Responda con 1 o 2
3. El asistente le hará una pregunta abierta como: "Cuéntame cómo fue la clase que observaste hoy"
4. Cuente todo lo que vio con sus propias palabras. No necesita seguir un formato — solo describa la experiencia como se la contaría a un colega
5. El asistente irá recogiendo la información y si le falta algo, le preguntará de forma natural. Por ejemplo: "¿Y cómo cerraron la clase? ¿Hubo un momento de reflexión?"
6. Cuando esté completo, el asistente le pedirá una foto de evidencia
7. ¡Listo! Se genera un reporte automáticamente

Consejos:

• Puede enviar notas de voz — se transcriben automáticamente
• Entre más detalle comparta, mejor será el reporte
• Escriba "iniciar" en cualquier momento para comenzar una nueva misión

Autorizar Facilitadores

Solo los números autorizados pueden usar el sistema de facilitadores:

1. Vaya a Facilitadores → Autorizados
2. Haga clic en "Agregar Facilitador"
3. Ingrese el número de WhatsApp (con +57) y el nombre
4. El facilitador ya podrá escribir al número del Facilitador y comenzar misiones

Puede activar o desactivar facilitadores en cualquier momento.

Configurar Preguntas

Las preguntas definen qué información recopila el sistema durante las misiones:

1. Vaya a Facilitadores → Preguntas
2. Filtre por tipo de misión (Observación o Transversalización)
3. Agregue preguntas indicando:
   • El texto de la pregunta
   • El tipo de respuesta: texto libre, Sí/No, o Sí/No/En proceso
   • La categoría (para agrupar preguntas por tema)

Nota: El sistema no le hace estas preguntas textualmente al facilitador — las usa internamente como guía para saber qué información extraer de la conversación.

Ver Sesiones y Reportes

Para revisar las misiones completadas:

1. Vaya a Facilitadores → Sesiones
2. Verá la lista de todas las misiones con su estado: en progreso, completada o abandonada
3. Haga clic en una sesión para ver las respuestas que el sistema extrajo de la conversación
4. Descargue el reporte PDF si necesita compartirlo

Ver las Conversaciones de Serena

El Monitor le permite ver todas las conversaciones que los docentes tienen con Serena:

1. Vaya a Monitor en el menú lateral
2. Verá la lista de conversaciones activas, ordenadas por la más reciente
3. Haga clic en una conversación para leer todo el intercambio
4. Use la barra de búsqueda para encontrar conversaciones por nombre o teléfono

Esto es útil para supervisar la calidad de las respuestas de Serena y entender las necesidades de los docentes.

Estructura Organizacional

La taxonomía es la forma en que organizamos a los usuarios por ubicación y nivel educativo:

• Municipios: La ciudad o municipio (ej: Bogotá, Cali)
• Instituciones Educativas: Los colegios y escuelas de cada municipio
• Secciones: Primaria, Secundaria, Media, etc.
• Cursos: Los grados específicos (1°, 2°, 3°...)

Esta organización permite enviar campañas segmentadas — por ejemplo, enviar un mensaje solo a los docentes de primaria de un municipio específico.

Agregar o Editar

Para modificar la taxonomía, vaya a la sección Taxonomía en el menú lateral. Desde ahí puede agregar nuevos municipios, instituciones, secciones y cursos, o editar los existentes.

Mejorar las Respuestas de Serena

Puede subir documentos para que Serena tenga más conocimiento sobre SEE Learning y dé mejores respuestas a los docentes:

1. Vaya a Entrenamiento en el menú lateral
2. Arrastre y suelte sus archivos (PDF, Word, TXT) en la zona de carga
3. Haga clic en "Procesar" para que el sistema los incorpore

También puede importar documentos directamente desde una carpeta de Google Drive.

Entre más documentos suba sobre el marco SEE Learning, actividades y estrategias pedagógicas, más completas y útiles serán las respuestas de Serena.

¿Quién Puede Hacer Qué?

• Super Admin: Puede hacer todo — crear usuarios, enviar comunicaciones, gestionar facilitadores, subir documentos de entrenamiento y configurar el sistema
• Serena Admin: Puede ver las conversaciones de Serena, enviar comunicaciones y campañas, y gestionar usuarios de WhatsApp
• Auditor: Puede gestionar facilitadores, configurar preguntas de misión y ver reportes
• Viewer: Solo puede ver el dashboard y la información, sin editar nada

Problemas Comunes

• "Un docente no puede hablar con Serena": Verifique que su número esté registrado en Usuarios con el formato correcto (+57...)
• "Los mensajes de campaña no llegan": Asegúrese de que la plantilla esté aprobada. Las plantillas nuevas pueden tomar hasta 24 horas en ser aprobadas por WhatsApp.
• "Un facilitador no recibe respuesta": Verifique que su número esté en la lista de facilitadores autorizados y que esté activo
• "La plantilla fue rechazada": Revise el motivo de rechazo en el detalle de la plantilla. Ajuste el contenido y cree una nueva

Contacto de Soporte

Si tiene alguna duda o problema que no se resuelve con esta guía, escriba a maria.morales@fundaciongpl.org